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キーワードは80対20。時間管理には「パレートの法則」が効果的なワケ

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キーワードは80対20。時間管理には「パレートの法則」が効果的なワケ

ビジネスパーソンに求められるスキルの代表といえば時間管理。タスクのリスク化やアプリの活用など方法は人それぞれでも、効率を上げるためには避けることはできません。でもなかには、「本当にこれが自分にとってベストなのか」「いまいち効果を実感できない」と自分の現在の時間管理に疑問を抱いている人もいるはず。

そんな人はぜひ「パレートの法則」を試してみて。

世の中のさまざまなことは「80対20」になっている!?

そもそも「パレートの法則」とは一体なにか。イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートがイタリアの国土の80%を人口の20%の人々が所有しているという不均衡に気づき、この傾向がさまざまな分野に当てはまるという「80対20の法則」を発見しました。

そして、この理論を品質管理の世界的第一人者ジョセフ・ジュランがビジネスに応用したのが「パレートの法則」。彼が「肝心な少数と取るに足らない大多数」と表現したこの法則の具体例は以下のもになります。

売上の80%は全品目の20%が生み出している。

会社の収益の80%は、全顧客の20%がもたらしている。

会社の生産量の80%は、全従業員の20%がもたらしている。

ライフハッカー[日本版]」より引用

そして、この「パレートの法則」がもっとも活用されるのは時間管理。つまり、20%の時間を使って80%の成果を上げるということです。本当にそんなことができるなら夢のよう。半信半疑? ではさっそく、これを実現するための4つのポイントを見ていきましょう。

パレートの法則をうまく使うために必要なこと

タスクを頻繁に吟味する

目的が何なのか、常に考える

自分のゴールデンタイムを見つける

仕事の妨げになるものを特定し、排除する

ライフハッカー[日本版]」より引用

まずしなければならないことは、効率良く成果をあげられるタスクを見つけること。ついつい仕事を抱え込んでしまいがちなキャリア女性も「本当に必要か?」「いまやらなければならないのか?」「ほかの人に任せられないか?」「時間をかけすぎていないか?」など、本当にこなさなければならないタスクなのかを考えてみて

また、タスクに追われ目的を見失う、なんてことも少なくありません。常に80%の目的を置き、それを達成できる20%の活動を考えましょう。たとえば、「後輩とランチに行く」という活動なら、食事もできて、親睦も深められて、仕事の話も可能。こういった多くの目標を達成できる活動を見つけるようにするのがポイント。

人は集中をし続けることはできません。そして、1日のうちでどの時間帯が一番生産性が高くなるかは人それぞれ。自分のプライムタイムを発見し、そこで20%のタスクをこなせば「鬼に金棒」。成果を最大限近くまで引き上げることができます。

仕事を邪魔する要因を排除することも大切。「パレートの法則」を使えば、邪魔な要因の上位20%を取り除けば、問題の80%は解決するはず。スマホ、テレビ、SNS、インターネット、など仕事を中断してしまう自分にとっての最大原因を見つけるようにしましょう。

「パレートの法則」を活用すれば、かなり時間を有効活用できるはず。もちろん時間管理以外でも、さまざまな場面でも応用できます。これからは20%と80%を意識しながら生活してみてはいかがでしょうか。

ライフハッカー[日本版]

文/カフェグローブ編集部

image via Shutterstock

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