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会議で時間をムダにしないためにできること [The New York Times]

The New York Times

会議で時間をムダにしないためにできること [The New York Times]

会議! それは1日に何度もゴッソリ持っていかれる、まとまった時間。心をどこかにとばすことは見逃してくれても、そこにいないことは許されない。

膨大な時間とお金がムダになっていると知りつつ、なぜこれを続けるのか?

仕事をする上でコラボレーションが大切なのは当たり前で、会議そのものが問題なのではない。変革すべきは、組織や個人が会議をどのように捉えるかだろう。

自己目的化したコラボレーション

生産性アップを呼びかけるビジネス書『Time, Talent, Energy: Overcome Organizational Drag and Unleash Your Team's Productive Power』の著者マイケル・マンキンズは言う。「会議が多すぎるのは、それ自体が問題なのではなく、症状にすぎません。コラボレーションが自己目的化していたら要注意。特定のプロジェクトに必要以上に多くの人が関わる構造になっていたら見直すべきです」。

生産性を促すアプリAsanaの製作者、ジャスティン・ローゼンスタインはグーグルやフェイスブックで働いた経験がある。最先端をいっているように思えるこうした企業でも、ムダな会議はあったそうだ。「仕事のための仕事をしている時間が多すぎた。たった30分のミーティングとはいえ、そのために作業を中断されると、リズムを取り戻すのが大変なんだよ」

どうしたら会議をもっと実りあるものにできるだろうか? ヒントをあげてみた。

マスターすべきは準備と根回し

会議に出席することが決まったら、まずやるべきなのが議題の確認だ。

「力を発揮できるかどうかは準備次第。何が話し合われるのかをしっかり踏まえておけば、自分がどう貢献ができるかが見えてきます」。女性リーダーを養成するコンサルティング会社の設立メンバー、ジル・フリンは言う。そして、新しいアイディアを提案したいと思ったら、会議の場で発案する前に、普段の何気ないやりとりで周囲に話して味方を作っておく。そうすれば、反対されたときのサポートを期待できる。

「蚊帳の外に置かれがちな女性は気づかないことが多いけど、『本当の会議は会議の前に始まっている』というのは周知の事実。キーパーソンに話しを通しておくことが大切です」とフリン。

さらに覚えておきたいのが、最初の数分が肝心だということ。「みんな、よほど重要なことでない限り黙っていようとするけど、なるべく早めに発言した方がいい」。フリン曰く、誰が会話を引っ張っていくのかを含め、会議の方向性が決まるのは最初の数分なのだそうだ。

口数の多い人に負けない

たとえ入念な準備をして会議に臨んでも、口数の多い人に主導権を握られて脇に追いやられてしまう可能性もある。

ベストセラーとなったビジネス書『Radical Candor(素直さの力)』の著者、キム・スコットは語る。「口をつぐむことは優しさではありません。発言を控えることで価値ある情報やアイディアをチームで検討する機会を奪っているのです」。内気な人や職位が低い人にとって、会議で発言することは、時に恐怖すら感じるほど緊張することかもしれない。だが、ボディ・ランゲージや言葉の選び方で、言いたいことをうまく伝えやすくなる。

女性リーダー養成のプロ、フリンは次のようにアドバイスする。まず、話し合いに集中していることを表すために、背もたれに寄りかからず、椅子の前の方に座る。そして、可能ならノートパソコンは開かない。他の参加者との間にバリアを築いているように見えてしまうからだ。「序列の低い人、またはその場で唯一の有色人種、あるいは女性であった場合、ともすると遠慮が働き、ていねいに話しすぎたり、もってまわった表現を使ってしまいます。その衝動を抑えて要点を速やかに伝え、事実を正確に述べることで、説得力を持たせましょう。ユーモアのセンスに自信があれば、笑いを取って場を和ませても良いでしょう。えーと、あの、といった言葉を挟まないように気をつけましょう」。

言いにくいことを言う

明らかに違うと思っても、反論しにくいときもある。職場での人間関係を考えたらなおさらで、そんなことは無理だと思えるかもしれない。しかし負けてはいけない。世界的なコンサルティング会社マッキンゼーの社是として有名な言葉に「反論する義務」がある。スコットはこれを引き合いに出しながら語る。「きちんと人とぶつかることは、職場の生産性アップにつながるだけではなく、私たちの人間的な成長を促します」。

あなたの会社ではマッキンゼーのように、反論が改善のツールとして見なされていないかもしれない。それでも、リスクを恐れず反対意見を述べることで得られることは多い。大概の場合、違和感を感じている人は他にもいるからだ。誰かが率先して問題点を指摘することで、詳細な検討を促すことができる。

出なくていい会議には出ない

昨今ではチームワークを重視するあまり、多くの組織がそこに振り回されている感がある。前出のビジネス書著者のマンキンズは言う。「どのミーティングに呼ばれるかでその人の重要性を測る風潮があり、多くの人が、蚊帳の外に置かれないよう必要以上に会議に出ようとしています」。

出る会議を減らせばいいのは分かっていても、ある程度のポジションにいないと、自分の意思で出欠は決められないだろう。とはいえ、角が立たないように断ることはできるかもしれない。招待に感謝の意を表した上で、残念ながら自分には貢献できることがないと伝える。自分がいないことで、他の人がより多く力を発揮できると説明するのだ

もうひとつ方法がある。それなりの地位についている場合、週のどこかをノー会議デーに設定してしまうのだ。目の前の仕事に集中できる日が1日あるだけで、驚くほど生産性が上がるだろう。

© 2017 The New York Times News Service[原文:Four Ways to Be More Effective in Meetings/執筆:Tim Herrera](抄訳:Tom N.)photo by Gettyimages

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