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ただ積むだけ! とってもズボラなのに効率的な書類整理のコツ

ただ積むだけ! とってもズボラなのに効率的な書類整理のコツ

普段からスッキリきれいなデスク環境をキープしている人もいるでしょうが、人によっては忙しすぎたりモノが多すぎたりして手が回らないこともあるでしょう。「仕事ができる人=整理整頓できている」という考え方が定着しつつある中で、それを覆す主張をしているのが経済学者のティム・ハーフォード氏です。「Business Insider Japan」の動画によると、きちんとファイリングするよりも机の上に書類を積み上げていくスタイルの方が効率的なのだとか。

効率的な整理術「パイル戦略」とは

『Messy―How To be Creative and Resilient in a Tidy-Minded World(散らかるーー整然とした世界でクリエイティブになる方法)』という本も執筆しているハーフォード氏によると、書類の整理方法は大きく2つに分類されるのだそうです。

1つ目は書類を積み上げる方法。これは「パイル戦略」といいます。2つ目はなんでもファイルに整理する方法。これは「ファイリング戦略」といいます。

Business Insider Japan」より引用

そして、ただ書類を積み上げるだけの「パイル戦略」の方が効率的だと言います。一体、なぜでしょうか?

書類が自分の机の上に散らばっていたら、それを片付けたくなりますね。とりあえず机の上から移動させます。ファイルに整理し、棚に並べます。しかし、整理した書類の場所を覚えていますか? どのカテゴリーに分類したかを覚えていますか? ほとんどの人は覚えていません。ただファイルに書類を入れただけ。どこにしまったのかは、もう分からない。

一方で、机の上にあるもの全てを積み上げる人たちは何がどこにあるか把握しているのです。パイル戦略は必要な書類にアクセスしやすく、積み上がる書類の山は案外、上手に整理されているのです。よく使う資料は上に、使わない資料は下に、いつの間にか移動しています。

Business Insider Japan」より引用

書類の重要度に応じて、自動的に分類されるという点ではたしかに優れています。そして、なんと言ってもファイリングするより手間がかからずラクだという長所もありますよね。

定期的に書類の山をメンテナンス

書類の重要度に応じて自動的に位置が移動していくという、とても便利な「パイル戦略」。しかし、ひとつ心配な点があります。それは、なだれが発生するかもしれないということ。書類をどんどん積み上げていくと、少しの衝撃で山が崩れてしまうことが考えられます。せっかく重要度に応じて位置が決まっていた書類も、一から積み上げ直さないといけないことに。そうならないために、ハーフォード氏は書類の山のメンテナンス方法も伝授しています。

時折、積み上げた山をひとつ選び、その山の下半分を捨てて整理します。パイル戦略はだらしなく、ファイリング戦略はしっかりしているように見えますが、実際はパイル戦略のほうが効率的なのです。

Business Insider Japan」より引用

重要度が低い書類は自動的に下の方に移動しているので、このように断捨離が一瞬でできるという仕組みです。下半分をそのまま捨ててしまうのに抵抗があるなら、とりあえず段ボール箱などに詰めて脇にどけておくだけでもスッキリするでしょう。

「デスクを整理したいけれど時間も余裕もない!」という方は、さっそく試してみてはいかがでしょうか?

Business Insider Japan

photo by Shutterstock

吉野潤子

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