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多忙な人に打診するときにスルーされないメールの書き方

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新規の営業先や新しい人脈などまったく縁がない人にメールを送ったところで、返事をもらえるのは稀なもの。逆に言えば「メールに返事をもらえる」ということはビジネスの現場において、大きな強みとなります。ビジネスの最前線で活躍している人は、返信してもらいやすいメールを書くスキルがいかに重要かを知っています。コミュニケーションの専門家ザック・スレイバック氏は、LinkedInのブログ記事で次のようにアドバイスしています。

悪いメールは相手の時間を浪費させる

スレイバック氏の記事では、返信がもらえないメールの特徴が3つ紹介されています。

1.やたらに長文
2.何をしてほしいのかわかりにくい
3.内容と無関係な件名
──LinkedInより引用

このようなメールを受け取ると、読み手は「時間の浪費である」という印象を抱くでしょう。スレイバック氏は多忙な人の心理状態について、「見ず知らずの人から送られてきた読みづらいメールに返信する可能性は低い」としています。

回答を用意するだけで返信率がアップ

それでは、どのようなメールが返信してもらいやすい内容なのでしょうか? スレイバック氏は返信を受け取りやすいメールについて「あらかじめ用意された回答を送る」とアドバイスしています。

たとえば、電子書籍について有識者の意見が欲しい場合には「今後、電子書籍の市場はどうなるでしょうか」と聞くのは適切ではありません。 好ましい質問は、

「電子書籍の今後はどれだと思いますか?」

A. 紙の書籍が残り、電子書籍は消えていく
B. 電子書籍が残り、紙の書籍は淘汰される
C. Bの傾向が強くなるが、紙の書籍も残る

このような複数回答を用意してメールを送れば、返事が受け取りやすくなるということです。スレイバック氏が提唱するメール術の弱点は、事前に用意する回答が質問者の知識に依存することですが、ここで大切なことは、まず返事をもらうこと。「Bです」といった単純な返答だけを送られてくることは考えづらく、何かしらの副次的な情報が手に入るでしょうし、返事をもらったメールに「電話でもう少し詳しく伺えますか?」と依頼の連絡をすることもできます。

メール術で新しい仕事のステージへ進もう

多忙な人からメールの返事をもらうことは、ビジネスの現場で役にたつスキルです。スレイバック氏が言うように「質問事項を突き詰めること」と「時間の浪費をさせないこと」を忘れないでおきましょう。メールに返事をもらえる技術を磨けば、今までにはないビジネスチャンスと出会える可能性が広がりますよ。

How to Write Emails That Get Replies From Very Busy People

Photo by Gettyimages

Writing byせきぐちゆう

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