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仕事がぐんぐんうまくいく。最強の優先順位

仕事の本棚

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仕事というものは、できる人に何かと集中するものです。TODOリストを作って万全な体制で1日をスタートしても、思わぬ飛び込み仕事が入ってしまい、優先順位がめちゃくちゃになることが多々あります。美崎栄一郎著『スピードと成果が劇的に上がる戦略 最強の優先順位』 より、優先順位のつけ方のコツをご紹介します。

割り込み仕事を予測してスケジュールに組み込む

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自分が仕事に使える時間というリソースはかぎられています。そのかぎられた時間に、抱えているすべての仕事をどう割り振るのか。これが、究極的な優先順位のつけ方なのです。そう考えると、すべての時間になんらかの仕事を振り分けること、そして些末な作業も含めたすべての仕事をいつやるのか決めることが、優先順位を考えるうえで大切なことなのです。(中略)
しかし、これは理想論ではありません。実際私がやってきたことです。私はサラリーマン時代、本書で紹介するノウハウに沿って仕事の優先順位をつけることで、12時出社・5時退社を実現しました。

9ページより引用

花王において長年、商品開発部門に携わり、現在は商品開発コンサルタントとして活躍する著者は、そもそも、優先順位を狂わせる割り込み仕事には、2つの種類があるといいます。1つは、予測できる割り込み仕事、もう1つは、予測できない割り込み仕事。そして、予測できない割り込み仕事を予測していくには、以下の方法を推奨しています。

1. その日にあった割り込み仕事を記録する
2. 「その割り込み仕事が、本当は予測できたのではないか?」と振り返り、予測できたこと、予測できなかったこととに仕分ける
3. 予測できたことがわかった仕事に関しては、次のタイミングを予測してスケジュールに落とし込む

まずノートを用意し、その日の割り込み仕事(当初予定していなかったこと)を書き出して、その因果関係を探ります。このように検証していくと、実際には予測できたはずの仕事が、意外に多いことが分かるのだとか。これを日々繰り返していくことで、割り込み仕事の予測が自然にできるようになります。

優先順位をつけるには時間の価値を知る

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仕事の優先順位を決めるときに、まず念頭に置くべきなのは“時間の価値”です。同じ1時間でも自分が置かれている状況によって“価値”が変わるのですここでいう時間の価値とは、「その時間でやるべき仕事の種類」と、「1時間あたりの生産性」ということです。そして、時間の価値を決める要素として、次の4つが挙げられます。
1. 今いる場所/2. まわりの環境/3. 時間帯/4. 体調

43~44ページより引用

時間の価値を知るとは、「その時間でやるべき仕事の種類」と、「1時間あたりの生産性」をよく鑑みるというところにあります。場所という観点でいえば、オフィスでの3時間と、地方出張中の3時間とではやるべきことがまったく違うということを著者はいいます。これは極端な例かもしれませんが、たしかに場所や状況にそぐわぬ仕事に手をつけてしまっていることは、数々あるもの。

環境と言う観点でいえば、いま置かれている環境でいちばん生産性が高まる仕事は何なのかをよく検証することだといいます。自分の仕事がより早く処理できる環境づくりと、その環境に適した仕事に優先順位を振り分けることが重要なようです。環境とは、いる場所だけではなく、使う機材や通信手段なども含めて考えましょう。

時間帯については、午前と午後の概念だけではなく、出勤直後、お昼前、昼過ぎ、夕方など、自分のワークスタイルにあわせて1日を分割し、その時間帯に合った仕事を割当てることがポイントのようです。

体調は、ただ管理するということだけではなく、落ちた体力を復活させる時間帯もあらかじめ確保していくことが大事なのだとか。

このように細かく見てみると、かなり取りこぼしていた時間や視点があることに気がつきます。

判断ルールを決めると仕事は劇的に速くなる

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迷いや躊躇をなくすことは、仕事のスピードを上げるための基本中の基本です。とはいえ、事実は簡単なことばかりではありませんし、未経験の仕事をまかされることも多々あります。しかし、こういった状況に直面しても、判断に迷わなくなる方法があります。それは、迷いが生じるシチュエーションを洗い出し、あらかじめそれぞれに判断基準、つまりルールを決めておくことです。そのルールにしたがって、優先順位を組み立てるようにすれば、仕事はうまくまわるようになります。

122~123ページより引用

1日の中で、決断するタイミングは大小さまざまにあるものです。その時間の積み重ねも、トータルでみればロスにつながります。判断に迷うことそのものが、仕事の生産性を大きく退化させてしまったり、部下の士気をさげてしまうことにもつながりかねません。

著者は、判断のルールを決めておいて優先順位を組み立てていくと、仕事はうまくまわるようになるといいます。

1. 予定が重なったときは必ず先約を優先する
2. 締め切りではなく、発生日を基準にする
3. 同時に複数の仕事を抱えてしまったら、慣れているほうを優先する
4. 時間とお金で迷ったら、必ず時間を優先する
5. 問題に直面したら、時間をかけずにお金で解決する
6. 「頼まれ仕事」は時間に余裕があるとき以外引き受けない
7. 一緒に働く人は「仕事の速さ」で決める
8. 部下からの相談には最優先で対応する
9. 明日の自分に期待しない
10. 仕事の連絡手段を統一する

スティーブ・ジョブズやマーク・ザッカ―バーグがいつも同じ服を着ているのは、「決断の回数を減らすため」であるということは有名な話。優先順位をつけていく決まりごとが明確であれば、もっと生きた時間を生み出していくことができそうです。

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スピードと成果が劇的に上がる戦略 最強の優先順位

著者:美崎栄一郎
発行:かんき出版
定価:1,4000円(税別)



Photo by Getty Images

ナカセコ エミコ

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