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学校で教えてもらえなかった「文章の書き方」

仕事の本棚

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ブレゼンテーションの語り口に加えて、事務的な計数管理も優れているのに、なぜか文章があまり上手くない残念な管理職、結構いるものです。仕事ができそうに見えたのに、メールのやり取りをしてがっかりなんてことも……。かくいう自分自身も、周りからはたしてどのように見られているのかなんて、わからないものです。

上阪徹著『ビジネスにうまい文章はいらない』より、ビジネスにおける文章の書き方のポイントをご紹介します。

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文章は単なる道具に過ぎない

まず大事なことは、文章に対する思い込みを排除することです。「はじめに」でも書いたように、文章は小学校以来、教わっていない、という方がほとんどです。つまり、小学校のときの文章に対するマインドセットが、そのまま残ってしまっている可能性が高いのです。実はこれこそが、書くことがうまくいかなくなる要因ではないかと私は感じています。(中略)端的に申し上げると、文章は単なる道具に過ぎないということです。
12・13ページより引用

ワールドやリクルートなどを経て、フリーランスとして独立。さまざまな媒体で執筆やインタビューを手がけている著者は、ビジネス文章の目的は、文章を読んでもらうことではないと断言します。むしろ「書かれている内容を読み手に理解してもらうところにある」と語っています。

ビジネスの世界では、誰しも不要な文章を読む義務などはないということを、まず知っておかなくてはなりません。書いてさえあれば読んでもらえるはずだという発想が、まったく通用しない。私たちの世代であれば、多くの経験から痛いほどわかっているつもりです。みんな仕事で忙しい。だからこそ、読んでもらえる工夫や意識が必要なのです。

さらに著者は、変えるべきマインドセットとして、「文章は単なる道具に過ぎない」ということをあげています。そして、この道具は極めて使い勝手が悪いという事実。使い方を間違えると、とんでもない事態を引き起こしかねません。

必要以上に怖がることもなく、だからといって書きさえすれば良いというものではない。ビジネスの場では、何よりも内容が正しく伝わるようにと、文章に対して常に謙虚さを持って対峙していくことが大事なようです。

メールはライトに、短く

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これはメールに限りませんが、私は基本的に「みんな文章なんて読みたくない」という前提で文章を書いています。とりわけメールは、人によっては大量に受け取ることになります。(中略)丁寧であればいい、セオリーのようなものに合致していればいい、というわけではないということです。むしろ、短くてさっさと読めるものが望ましいと、私自身もメールの受け取り手としては思っています。
100ページより引用

ビジネスにおける文章で、もっとも日常的なツールといえば、やはりメール。文章のうまい下手、ひいては品格や仕事への向き合い方など、メールはその人が持っているさまざまなものを、あからさまに露呈しがちです。

メールには怖さもあります。一方通行のコミュニケーションゆえに、ちゃんと伝わったか不安を覚えるもの。しかし、過度にかしこまる必要はないと著者はいいます。つまり、小難しいメールにすれば良いというものではないということ。メールの受け手からしたら、どれくらいかしこまっているかということよりも、必要な情報が読みやすく、しっかり書かれている方が良いという事実を知っておかなくてはなりません。

いわゆるメールの書き方の本には、硬めの書き方が紹介されていますが、日頃、著者が仕事でやりとりしている文章のプロたちは、もっと柔らかいメールの書き方であるのだとか。具体的にいうと、漢字も敬語も、さらには文章量そのものも少なくていい

大事なことは、内容と要件がしっかり相手に伝わるように、読みやすく書かれているかに心を砕くことが大事なようです。ビジネスの場で書く文章とは、大人同士で交わす文章だからといって硬ければ良いというものでもなさそうです。

文章が書きやすくなる「相場観」という考え方

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感想やコメントもそうなのですが、漠然と世間一般に向けて語ってほしいと言われると、腰が引けてしまってなかなか思い浮かばないものです。(中略)そうした「文章にまつわる、さまざまな情報」について、私は「相場観」と呼んでいます。「相場」を理解することで、文章は格段に書きやすくなるのです。
157〜158ページより引用

管理職になると、部署を代表してさまざまな感想を大勢の前で述べたり、部下に対してちょっと気の利いた風なコメントをしなくてはならない機会が多くあるものです。それを文章で求められたら? そういうときは、少しでも対象を絞り込んで言うことを考えると、浮かんでくることがあると著者はいいます。

つまり、読み手をイメージすること。そうすると、情報をセグメントしやすいのだとか。文章を漠然と書こうとすると「何を書いたらいいのかわからない」という事態に陥りがちです。漠然とさせないためには、さまざまな情報を把握しておくことが有効なようです。著者はそれを「相場観」という言葉で表現しています。

どんな素材を選んで、どんな文章にしていくのかというときには、周辺情報を考慮して「相場観」を意識する。たしかに、相場を無視して、ただ漠然と文章を書いていては、伝えたいことが広がってぼやけてしまうのは一目瞭然です。

まつわる相場を参考にして、文章を組み立てる。気の利いたコメントはセンスだけではなく、ニーズに合わせていく相場のキャッチが鍵になりそうです。

ビジネスにうまい文章はいらない

著者:上阪徹
発行:大和書房
定価:1,400円(税別)

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