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ポイントは1日2時間の空白をつくること。「超一流」の手帳術

仕事の本棚

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増え続ける業務と人の管理。どれだけあっても時間が足らないと感じるのは、中間管理職の定めなのでしょうか。

その解決方法のカギは、手帳の使い方にあるようです。

高塚苑美著『超一流の手帳はなぜ空白が多いのか?』より、手帳を有効活用して時間を生み出すコツをご紹介します。

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超一流は忙しいんじゃないの?

コンサルタントとして活躍している著者は、かつて輸入車ディーラーに勤めているときにトップセールスとして8年間で800台の販売記録を打ち立てたのだといいます。常に時間がなくて、手帳はぎっしり。多忙な日々を送っていた著者は、とある経営者との会食においてこのような話を聞いたのだとか。

本当に仕事ができる人ほど、アポイントが取りやすいものだ

超一流に暇な人がいるはずもなく、どうしてそんなことが可能なのでしょうか。その理由を紐解いていくと、なんと手帳の使い方に理由があったようです。

それまでに、私は一緒に仕事をしたり、お世話になったりといった形で3000人以上の超一流のビジネスパーソンと交流をしてきました。そして、自他ともに認める手帳マニアの私は、機会があれば、彼らの手帳を見せてもらってきたのです。その結果、彼らの手帳は「空白」だらけで、とてもシンプルだということがわかったのです。
4ページより引用

超一流のビジネスパーソンの手帳には空白があり、手帳を使いこなすということは、スケジュールを埋めないように管理するところにコツがあるというから驚きます。

自分にしかできない時間を生み出すために、手帳を使ってタイムマネジメントする。その空白にこそ、超一流が実現している高い生産性の秘密がありそうです。

1日2時間の空白の作り方

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長時間労働のスパイラルを抜け出すには、まず1日に2時間の空白をつくることから始めます。つまり、「1日6時間労働にする」と先に決めてしまうのです。(中略)長時間労働に悩んでいるのは、もしかすると、私のようななんとなくの怖さからくる多めの時間見積もりが原因かもしれません。
34〜38ページより引用

たとえば9時から18時が決められた勤務時間だとしたら、思いきって手帳の16時のラインに線を引いてしまうのだと著者はいいます。大切なのは、一つ一つの案件の目標タイムを決めてから書き込むこと。そのように実行していくと、今まで商談などにおいて時間を多めに見積もっていたことに気がつくのだとか。

このようにして生み出した1日2時間の余白ブロックを使って、手がつけられないでいた書類整理など自分への投資時間を持つことが可能に。それによってさらに処理するスピードがアップするという好循環が生まれるようです。

2時間の空白をつくることによって、次第に時間の感覚が磨かれていく。それは、結果的に自分の価値を上げることにつながるのかも。

超一流の手帳はなぜ空白が多いのか?

著者:高塚苑美
発行:SBクリエイティブ
定価:1,400円(税別)

Image via GettyImages

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