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「緊急タスク」で「重要タスク」が後回しになってない?

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集中してやるべき仕事があるのに、横やりで入ってきた緊急タスクに振り回されてしまったことはありませんか?

ビジネス書作家のロリー・ヴァーデン氏は、「プライオリティー・ディリュージョン(優先順位希釈)」という考え方を提示しています。

本来は優先度が高いはずの仕事が「緊急対応」や「即時対応」によって薄められてしまうことに、警鐘を鳴らす提案です。

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緊急度と重要度を見分けるチェックリスト

優先順位が混乱してしまうのは、「緊急度」と「重要度」が混在してしまうことが原因でしょう。

慌ただしいビジネスアワーでは、じっくりと課題を分類することは難しいので、混乱してしまうのは当然です。

そこで、本来やるべきタスクであるか見分ける目印として、ヴァーデン氏が提案するチェック項目を活用してみるとよいです。

・今日の始業時に、ToDoリストの主要項目にこのタスクはあった?
・このタスクは私の立場で成功を収めるために重要な要因になる?
・このタスクは私らしい独自の思考プロセスを必要としている?
・しばらく時間があれば、私が介入しなくても解決される問題?
・チーム内に、この課題の処理を得意とする人はいない?
・この問題の解決は、多少の先送りをしても影響はない?
「AMERICAN EXPRESS OPEN Forum」より翻訳引用

横やりで入ってきたタスクに取りかかる前に、上記の質問項目を参考にしながら自問自答してみましょう。

その結果、重要な課題ではないと判断できたものについては、すぐに取りかからず、本来やらなくてはならないことに時間を使うべきです。

そのメール、今書かないとダメ?

例えば、メール対応はプライオリティー・ディリュージョンを引き起こしやすい典型例ではないでしょうか。

ちょっとした時間で対応できるからという理由で、重要度の高い仕事を放り投げ、メールの対応をしてしまう人も多いはず。たしかにすぐに返事をすることが重要な場合もあります。

プライオリティを見直すとともに、メールの返信の定型文や個別に少し手を加えるだけで利用できるテンプレートを用意してみましょう。

ひな形を用意しておくことで、最小限の労力でタスクをこなすことができます。

優先順位を薄める課題に気をつける

本来、優先すべき仕事を押しのけ、割り込んでくるタスクや課題はプライオリティー・ディリュージョンを引き起こす傾向にあります。

緊急度が高くても、あなたが取り組む必要はないかもしれません。

対応が必要な場合は、テンプレートの活用などで労力を最小限にしてしまいましょう。

なによりも最も優先すべき仕事に、集中できる環境を作ることが大切です。

AMERICAN EXPRESS OPEN Forum]Image via Shutterstock

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