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隣のチームはなぜ順調に「働き方改革」が進んでいるの?

よりよい働き方を求めるうえで、ITツールの導入が不可欠なことは分かるけれども、何を、どうやって使いこなせばよいのか分からない。そんな声をよく聞きます。

そこで登場してもらうのが、仕事や暮らしをスマートに楽しむライフハック術を日々紹介しているライフハッカー[日本版]編集部のメンバー。

2011年から働き方改革を推進している日本マイクロソフトのツールを使って、何やら試しているのだとか。その様子、ちょっとのぞいてみましょう。

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SurfaceとMicrosoft 365で働き方はどう変わる? ライフハッカー[日本版]編集部が試してみました!

課題をスムーズに解決できるツールって、ないのかな?

これまで様々なメーカーのITツールを併用して業務を進めてきたというライフハッカー編集部。 仕事術に精通している松葉信彦編集長ですが、日頃から「急な予定が入ると一日のスケジュールが立てにくいなあ」「チームでもっと会話があれば企画力が上がるのでは?」と、なんとなく編集部内の課題感も感じていたようです。

そこで試してみたのが、マイクロソフトの「Surface」シリーズと「Microsoft 365」。Microsoft 365は、 「Windows 10」、Officeのサブスクリプション版 (クラウドサービス)である「Office 365」 、セキュリティ機能とデバイス管理の「Enterprise Mobility+Security」を組み合わせて、個人と組織のパフォーマンスを最大化する働き方を支援する統合ソリューションです。

これらのツールを使うことで、編集部員たちが抱える課題はいったいどのように解決できたのでしょうか?

ノートPCでもタブレットでも。仕事スタイルに寄り添ってくれる

Surfaceは、さっそく編集部員に好評。「『Windows Hello』 に自身の「顔」を設定しておけば、ちょっと離席してもSurfaceの前に座っただけでその「顔」をユーザーとして認識してWindowsにサインインしすぐ業務を再開できるんです」と編集部員。Surfaceの前面に備え付けられた生体認証センサーが高い精度で顔認証をしてくれるので、都度パスワードを入力する面倒な作業から解放されます。

ボディがコンパクトだから、カバン選びの選択肢が増えて嬉しい」と女性部員ならではの声も。Surface Proからタイプカバーを外せばタブレットとして使うこともでき、「立ち取材のとき、左手でSurfaceを、右手でスタイラスペンを持って手書きでサッと入力ができるのがいい」との声もあがりました。

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ライフハッカー編集部が使っているSurfaceシリーズ。折りたたみできるキックスタンドで、PCとしてもタブレットとしても使えます。

業務のごちゃごちゃを一元管理でスッキリさせたい

「チームワークの効率がグンとあがりそう」というのが、「Outlook」と「OneNote」。

これまでは、連絡をメーラーで、会議の予約はカレンダーアプリとまちまちだった環境を、Outlookではひとつのアプリで一元管理できるように。複数のウィンドウを広げることなく業務を一度に済ますことができ、時短の面でも優秀です。

OneNoteは、デジタルなノートアプリ。キーボードによる文字入力だけでなく、ペンによる手書きのメモ、さらにはSurfaceの背面カメラで撮った写真や動画、マイクで録音したボイスメモなどをひとつのノートにまとめられます。手書きであれば、言葉で追いつかないときにもニュアンスを伝えられるのがいいところ。

ミーティングでは、参加者でひとつのノートを共有し、全員で同じページに書きこみました。メンバーが思いついたことをどんどん書き込んでいくので、ひらめきを逃すことなく共同作業ができるようです。

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「OneNoteは、修正を入れるときに便利ですよ」と、松葉信彦編集長。紙面の編集をするように、手書きで校正ができるところが気に入っているのだそう。

遅々としたブレストを有意義に変えたい

さて、場面は編集会議へと移ります。ここでは、デジタルなホワイトボードアプリ「Whiteboard」が大活躍。

ふつう、会議はホワイトボードをみんなで眺めるという構図になりがちですが、各メンバーが手元のPCでWhiteboardを表示し、同時にサクサク書きこんでいます。アイデアがスムーズに飛び出して、その場で共有して整理できるのは新しい体験となりました。

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手元のWhiteboardでメンバーが出したアイデアに書き加えたり、修正したり。会議が終わるころには企画が完成します。

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手元で書いた内容を大画面モニタで共有し、まさにホワイトボードのように使うこともできます。

遠隔会議のギクシャク、ギャップを無くすには?

業務のなかで大きなウエイトを占めるのが、メンバー間のコミュニケーション。チャットツールをうまく使いこなせるか否かで、作業効率も 、コミュニケーションの深さも随分かわります。

Teams」は、チャットとオンライン会議の機能がそろっているコラボツール。大きな容量のファイル共有やテレビ会議の管理もシームレスに進み、コラボレーションを円滑にします。

松葉編集長は、このTeamsを使って、遠隔地に住むスタッフとのテレビ電話会議を開くことにしました。

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オフィスにいてもいなくても、変わらぬ距離感でコミュニケーションが図れるTeams。

浜松在住のスタッフがモニタに映し出されるやいなや、編集部員が驚きの声をあげたのが、話している人の背景をぼかせる機能。自宅やシェアオフィスから動画で参加する場合、背景が映りこんで困ることがありますが、これなら自分も相手も気持ちよく会議に集中できます。

「電話と違って顔が見えるので、初めて仕事をする方など、相手の顔や状況を知りたいときにもよさそう」と松葉編集長。Teamsを介すとチーム内の会話が自然に増え、よい企画が前よりも生まれやすくなったことも、導入のメリットと言えそうです。

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浜松のシェアオフィスから遠隔参加したスタッフ。ITツールを活用することで、週一出勤を実現しています。

予定の多さと生産性が見合っていない気が……

ほかにも、Microsoft 365には便利なサービスが用意されています。自分の仕事の仕方が可視化される「MyAnalytics」は、「今月は会議ばかりしていた」「一日のうちメールに費やす時間が多すぎる」 といった働き方をAIが分析してくれるので、業務の振り返りや改善に役立ちます

冒頭で紹介した松葉編集長の「予定が直前に入るから一日の予定が立てにくい」という時間管理の悩みも、MyAnalyticsを使うことで視覚的に把握可能に。すると、MyAnalyticsの通知により、直前に会議を入れすぎていたことに気づくことができ、解決できたといいます。

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この一週間、自分がどんな業務に時間を費やしていたのかが一目瞭然でわかるMyAnalytics。

さらには、ビックデータを可視化するBI ツール「PowerBI」も、ビジネス分析には有効。ライフハッカーの読者の分析も、見たい数値をタップすることで詳細がすぐに展開されるので、分析したい側面毎にデータをあらかじめ取り揃え、探し出す必要がなくなります。

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Excelやデータベースのデータを簡単に可視化できるPowerBI。ライフハッカー編集部でも、さっそく読者の分析に利用しました。

編集部員の声。時短勤務や管理業務にも驚きの効果が

編集部員の直接の声もインタビューしてみました。

時短勤務をしている丸山デスクは、帰宅時間が早いため、夕方以降の情報共有をもっと楽にしたかった、と話します。

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ライフハッカー編集部の丸山デスク

「Teamsのチャット機能は『いいね』が1種類でシンプルなので、手間が少なく私には嬉しい。また、帰宅後も急ぎの時はリビングでSurfaceを開きますが、コンパクトだし、さっと作業に入ることができるので、一台で仕事が完結できていいですね

子どもの体調不良などで自宅作業をする日もTeamsで会議に出席でき、特に困ることはなくなった、と話します。

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ライフハッカー松葉信彦編集長

松葉編集長はTeamsを気にいっているようです。

今はTeams内でほとんど完結するのが、すごく快適。それぞれのチャットを確認したり、会議を招集してビデオ会議したり、届いたWordファイルをプレビューして編集する。僕のように横断的にかかわっている人はかなり効率が上がるでしょうね」

ツールを使った働き方のヒントは、MASHING UPに!

Surface+Microsoft 365を導入することで、ライフハッカー編集部の働き方はどう変わった?

気になる結果は、11月29日、30日にトランクホテルで行われるビジネスカンファレンスMASHING UP内セッションで発表します。

セッションは「対話を加速させる。ナラティブアプローチとITツールの意外な組み合わせ」と題し、ツールの導入だけでなく、それを使ってどのように働き方を変えていくのか、よく耳にする「働き方改革」の本質を探ります。

ナラティブアプローチ(対話で物語を共有する心理的手法)を基盤とする組織についての研究をされている埼玉大学准教授の宇田川元一さん日本マイクロソフトの春日井良隆さんをお迎えし、ライフハッカー編集部の松葉編集長と、カフェグローブの遠藤祐子編集長が、どのようにすればありがちな業務効率化に終始する「働き方改革」でなく、ここがクリエイティビティを発揮しイノベーションがおこせる環境を作る本質的な「働き方改革」ができるのかを話し合います。ぜひご参加ください。

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対話を加速させる。ナラティブアプローチとITツールの意外な組み合わせ

2018年11月29日(木)13:50 - 14:40 @TRUNK(HOTEL) 2F MORI
MASHING UP タイムテーブルはこちら

日本マイクロソフト株式会社

取材・執筆/栃尾江美、撮影/柳原久子

Sponsored by 日本マイクロソフト株式会社

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