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来年こそ! と思ってる人に実践してもらいたい時間管理法

The New York Times

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生産性と時間管理の専門家、ジュリー・モーゲンスターンさんは生まれつききちんとしていたわけではありません。いつも遅刻気味で、物をなくすことが多く、身の回りは散らかっていてほとんどカオスのような毎日でした。

しかし、子どもができて時間管理の必要性に迫られて学んだことを、今度はアドバイスする側として自分のキャリアに変えました。2018年9月に出版された『Time to Parent』(子育てのための時間)など、これまでに6冊の本を書いています。

今のあなたの時間管理は、現実的?

モーゲンスターンさんの本は、よくある時間管理の達人的なタイプの枠には収まりません。たぶん、自分も昔はカオスだったからか、時間管理ができないのはこういう人だといった決めつけを彼女はしません。いわく「何かを決めつけてしまうと、自分でそう思い込んでしまい、もう変わるチャンスも進歩するチャンスもないと思ってしまう」から。

その代わり、時間をよりうまく管理する方法を理解し、向上させるために役立つパターンがある、とモーゲンスターンさんは言います。彼女によると、さまざまな人の時間との付き合い方を見ると、「現実主義者」(リアリスト)と「楽観主義者」(オプティミスト)がいます。

「できたらいいな」じゃダメ。時間を割り出し、予定に組み込む

「リアリスト」はまず、こなすべきタスクを眺め、それぞれにかかる時間を割り出します。「リアリスト」はさまざまなことに、どのくらい時間がかかるか意識的で、それを計算して1日の予定の中に組み込んでいきます。

それに比べて「楽観主義者」は、「今日はこれができたらいいなぁ」と思っているだけ。結果、予定を詰め込みすぎ、1日の終わりには「やることリスト」の積み残しを見て、ため息をつくことになります。

時間管理をうまくするには、「リアリスト」になるべき。そのためのヒントをお教えしましょう。

「はい、やります」と言う前に、ひと呼吸

何かを頼まれたとき、たとえそれが上司に頼まれたのであっても、自動的に「やります」とは言わないこと、とモーゲンスターンさん。「自分の予定の中にどう組み込めるか考えましょう」。そして、そのタスクにかかる時間を計算し、その時間内で自分がやろうとしていたことや、予定の中から外すことが可能なことを見比べて、検討してみましょう。

さらに確実に安心したい場合は、上司あるいはそれを頼んだ人に「これをやると、代わりにこちらを先延ばしにしなければなりません。どちらがいいでしょうか?」と聞いて、確認しておくといいでしょう。

1日の終わりの計画は2、3日先まで

1日の終わりには、明日だけではなく、2~3日先の計画までたてましょう。モーゲンスターンさん流に言うと「パズルを解く」みたいに、次の数日間の日程をうまくたてることができれば、「先を見越して行動すること」ができます。

「必要な集中力」によって、タスクを仕分けする

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事務的な仕事から、クリエーティブなプロジェクト、趣味、人との交流など社会活動まで……さまざまな種類のタスクを、それぞれ「どれだけ集中力を必要とするか」によって仕分けます。

「必要な集中力の度合い」によってタスクを仕分けることで、1日の大きな予定の中をさらに小さく分割し、難しいタスクを集中してこなす「プチ締め切り」を作ることができます。そうすると、気が重くなるちょっと大変なタスクも、よりうまくこなして完了することができます。

メールをクリーンアップ!(1カ月以上前の未読メールは即削除)

メールボックスの中に「未読メールが16,942通あります」──そんなあなたに朗報です。モーゲンスターンさんは「メール破産」、つまりもう読みません! と宣言してしまいましょうと言います。

未読メールは日付順にソートして、最新の日付のものだけを別のフォルダーに保存し、残りはあっさり削除してしまいましょう。

「3日前、3週間、1カ月……どのくらい前までさかのぼる必要があるかは、あなたの仕事や生活によります。でも、未読のまま1カ月以上たったメールだったら、用はないということです。本当に必要ならばまたやって来るし、そうでなければ永久に読むことはありません」

メールを処理する時間帯は決める

1日の中で、メールを処理する時間帯を決めましょう。もしもメールの開封、返信、削除、転送などに3~5分以上かかるのであれば、1日の予定表の中にその時間を組み込みましょう。

コミュニケーション手段は、最高4種類に限定

電子メール、テキストメッセージ、フェイスブック、ツイッター、インスタグラム、そして電話……ちまたにあふれかえるコミュニケーション手段を制限することについては、モーゲンスターンさんは厳しすぎるほどストイック。「最高4種類に限定する」ことを提案します。

「時間管理とは言いかえれば、最高のパフォーマンスのために、あなたのエネルギーと脳の処理能力を管理すること。だから、コミュニケーション手段についても、やりたい放題にせずに管理が必要です」

大きな区切りには目覚まし時計を

1日の予定の中の大きな区切りには、学校のチャイムのように目覚まし時計を活用しましょう。「何か合図がなければ、やらなければならない大きなことをダラダラ先延ばしにしがちだからです」。

学校時代は数学の授業が嫌でも、チャイムが鳴るまでクラスを出ていくことはできなかったでしょう? 楽しいことは、チャイムが鳴るまでおあずけです。

デジタル派 or 紙派?スケジュール管理は一つに決める

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スケジュール管理に使うカレンダーは、デジタル派か、紙派か、一方に決めましょう。

自分がどちらに向いているか、見極める方法をモーゲンスターンさんは教えてくれています。

『あれは、3ページ前の左上の角に書き込んだはず』といった覚え方ができる人は、視覚と触覚で覚えることが得意なタイプなので、紙のカレンダー派。時間軸をよく覚えている人、例えば4月14日と言われて『あれは水曜日だったな』と思い出せるような人は、デジタル・カレンダー派です」

「やることリスト」はカレンダーに合体

時間管理を効率良く行うためにモーゲンスターンさんが勧めているのは、カレンダーと計画表をいくつも分けないで、一つにまとめてしまうこと。しかも、仕事のタスクもプライベートの「やることリスト」も、同じカレンダーに書き入れてしまいましょう。

時間管理で、プライベートな時間を取り戻そう

小説を書いても、フィットネスの目標達成を目指しても、お気に入りのドラマ全15話をぶっ通しで見てもいいんです。とにかく、あなたのプライベートな時間を取り戻しましょう

モーゲンスターンさんに言わせると、人は時間を「まるで空気のようにフワッとしていて観念的で、感じ方は人によって違う」と考えがち。「でも、そうではありません。時間とは、1日24時間、1週間は7日間。つまり誰でも使える時間は、毎週168時間です。バランス良く時間を使いたければ、その中から時間を割り出すしかないのです

© 2018 The New York Times News Service[原文:It’s Time to Become a Time Realist/執筆:Jolie Kerr](翻訳:Tomoko.A)Image via Shutterstock

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